Stadsarchief naar De Bazel (2) Opmerkelijk

Geschreven door Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.     December 17, 2010    
4484   0   0   0   0   0

(2) Inpakken & wegwezen: 40 kilometer archief in 800 verhuisritten

07082007_GAA

‘Waarom doen wij dit onszelf aan?’

Vier jaar nadat de gemeenteraad akkoord ging met de verhuizing van het Gemeentearchief van het voormalige gemeentehuis van Nieuwer Amstel naar het voormalige bankgebouw van de Nederlandsche Handel-Maatschappij is het eindelijk zo ver. Als alles volgens het draaiboek verloopt is in juli het archief (ruim 40 strekkende kilometer papier) binnen 40 dagen verhuisd van de Amsteldijk naar de Vijzelstraat. Directeur Jan Boomgaard: “We gaan iets groots verrichten.”

“Waarom gaan we eigenlijk ook weer verhuizen?” Op de valreep van de personeelsbijeenkomst twee weken voor de start van de verhuizing om het draaiboek van de megaoperatie door te nemen, klinkt opeens een simpele, heldere vraag. “Ja, waarom doen we dit ons zelf aan?” reageert directeur Jan Boomgaard ad rem. “De Bazel is bovenal een prachtig gebouw op een schitterende locatie. Niet dat ik me op de Amsteldijk ooit ongelukkig heb gevoeld… maar het is er wel een extreem zooitje.”
Waarna de directeur van het Gemeentearchief zijn medewerkers trakteert op een korte, historische terugblik op het in 2003 door de gemeenteraad bekrachtigde verhuisbesluit: “Daarmee is het allemaal begonnen!” Een besluit waarbij toeval een grote rol speelde. Op het moment dat het Gemeentearchief, na de uitbreiding met een deel van de voormalige diamantfabriek van Asscher in de Tolstraat, in 2001 speelde met dure, ingrijpende verbouwingsplannen kwam de gemeente na een deal met de ABN Amro in het bezit van het voormalige bankgebouw van de Nederlandsche Handel-Maatschappij in de Vijzelstraat.
Tijdens de zoektocht naar een goede bestemming voor dit monumentale bankgebouw van architect Karel Petrus Cornelis de Bazel (1869-1923) kwam al snel het Gemeentearchief in beeld. En dat alles weer gekoppeld aan gemeentelijke plannen voor de bouw van woningen, bedrijfsruimten en opleidingsinstituten in de Pijp. De wensen van het Archief bleken hier realiseerbaar en na goedkeuring van de verbouwingsplannen van De Bazel ging het licht op groen voor de ingrijpendste verhuizing binnen de stadsgrenzen sinds jaren.

Inpakken, opruimen en verhuizen
“Efficiency speelt een belangrijke rol,” benadrukt Jan Boomgaard. “Het archief is op de Amsteldijk verspreid over tien verschillende gebouwen, en van de beschikbare 55.000 m3 meter kunnen we er praktisch slechts 22.000 m3 gebruiken. In de Bazel is de verhouding 30.000 staat tot 24.000 m3.”
Het nut van de verhuizing is duidelijk, maar het feitelijk overgaan vereist nogal wat planning. Twee jaar geleden al is begonnen met het verhuisklaar maken van de meer dan 40 strekkende kilometers aan archieven, audiovisueel materiaal, prenten, tekeningen, kaarten, glasnegatieven en foto’s. Voor tonnen aan stellingen en meubilair werden klaargezet voor de verhuizer. Het contract voor de verhuizing, die twee maanden gaat duren, is in de wacht gesleept door verhuisbedrijf Convoi Europe.
Sinds de deuren op de Amsteldijk definitief dicht gingen, restte de medewerkers niets anders dan inpakken en opruimen. Dat laatste blijkt nog een probleem. “Niet alles gaat mee,” waarschuwt archivaris en verhuiscoördinator Bas de Melker op de personeelsbijeenkomst voor de start van de verhuizing. “Wat moet ik dan doen met het restmateriaal zoals die duizenden negatievenzakjes?” wil een medewerkster van de beeldbank weten. “Misschien is het leuk om alles wat niet mee mag naar De Bazel te veilen onder onze bezoekers,” stelt Jan Boomgaard voor.
De aandacht voor de trouwe groep bezoekers van het Gemeentearchief is groot. De eerste weken van de sluiting bleef de voordeur openstaan. En werden gestrande bezoekers getrakteerd op een kopje koffie. “Maar dat waren er buitengewoon weinig,” aldus Ellen Fleurbaay. “De meeste vaste bezoekers waren goed op de hoogte. Onze communicatie bleek te hebben gewerkt. Maar het was wel sneu voor de paar nieuwe bezoekers, meestal van ver buiten de stad, die voor niets de reis naar de Amsteldijk hadden ondernomen.”

Een EHBO-post en de Schatkamer
Op 2 mei is het inpakken op de Amsteldijk en het leggen van planken in de Vijzelstraat begonnen. “Dat is nodig om een voorraad te hebben op de eerste verhuisdag,” aldus Bas de Melker. Een bijkomstig facilitair probleem is dat het archief vanaf 14 mei, de dag dat de eerste verhuiswagens gaan rijden, een aantal weken gevestigd is verspreid over twee locaties. Bas de Melker: “We moeten erop bedacht zijn dat er allerlei onvoorziene zaken kunnen gebeuren… Van kleine tot grote rampen.” Maar ook daaraan is uiteraard gedacht. Begin mei verhuist een deel van het restauratieatelier “als een soort vooruitgeschoven EHBO-post” naar De Bazel. Bijzondere aandacht van de verhuizers vraagt ook het gevoelige beeldmateriaal en audiovisuele archieven. Het meubilair van de publieksruimtes wordt binnen een week overgebracht. Exclusief De Schatkamer, waar in de voormalige kluizenkelder (safe deposit) de restauratiewerkzaamheden zijn uitgelopen door de vondst van onvermoede schilderingen. “Bovendien moet de beveiliging van De Bazel voor alle waardevolle stukken die nu in drie depots liggen opgeslagen, volledig operationeel zijn,” zegt Bas de Melker. “Pas dan gaat de Amsteldijk definitief plat.”

Checken vindplaatsregistratie
Uiteraard kunnen de medewerkers niet alles lukraak inpakken in verhuisdozen. Het coderen van de archieven - wat is het, en waar moet het naar toe? - met gebruik van tienduizenden verhuisstickers is nog een hele klus. Pas daarna kunnen alle archieven, depots en meubilair volgens de strakke planning binnen twee maanden worden verhuisd. Een klus die geklaard moet worden in 40 werkdagen, waarin maximaal 800 verhuisritten zullen plaatsvinden. Na aankomst van de verhuiswagens in de Vijzelstraat wacht nog de volgende opgave: het uitpakken en plaatsen op de daarvoor bestemde depotruimte. Alle verhuisde archiefstukken worden daags na verhuizing gecontroleerd op de vindplaatsregistratie. De Melker: “Een grote groep medewerkers gaat alle stukken die door de verhuizers zijn overgebracht een dag later nalopen en alle vindplaatsen registeren. Alleen dan kunnen we kort na de verhuizing onze dienstverlening aan de bezoekers weer opstarten.”
De nieuwe huisvesting biedt volgens Jan Boomgaard ook een “uitgelezen kans” voor het archief om zijn producten aan te passen aan de wensen en behoeften van nieuwe publieksgroepen. “Daarom is voor De Bazel een serviceconcept ontwikkeld met nieuwe faciliteiten, ruimere openingstijden en een aangepast productenpakket. Er is onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om in het nieuwe gebouw een breder publiek te trekken. Daarvoor zijn bestaande en potentiële bezoekers ondervraagd.” Hij droomt van een multifunctioneel gebruik, van actief historisch onderzoek tot passieve recreatie voor alle liefhebbers van de hoofdstad. “Iedere bezoeker kan door het zeer uiteenlopende aanbod aan diensten op zijn eigen wijze kennis nemen van de rijke geschiedenis van Amsterdam.”

Visstand Keizersgracht
“Misschien kunnen we ook de ‘poentunnel’ gebruiken,” stelt een medewerker tegen het einde van de verhuisbijeenkomst voor. Deze tunnel, 3,5 meter breed en 50 meter lang, onder het water van de Keizersgracht tussen de twee voormalige kantoren van de ABN Amro ligt er nog wel bevestigd Jan Boomgaard. “Maar aan onze kant is hij dichtgemetseld.” Hij verwacht dat woningbouwvereniging Het Oosten, eigenaar van het andere bankkantoor de tunnel ook zal afsluiten. “Zonde,” klinkt het vanuit de zaal, “we zouden er een mooie Amsterdamse experience attractie in kunnen openen.” Jan Boomgaard: “Bijvoorbeeld dat de bezoekers er door glazen wanden de vistand kunnen bekijken in het water van de Keizersgracht.”

Tekst: Peter de Brock
Juli-Augustus 2007

Powered by JReviews